Conferenza stampa: procedere con cautela

Oltre al comunicato, l’ufficio stampa può contare su di un altro strumento, da usare però con una  certa cautela: la conferenza stampa.

Per le piccole e medie imprese si tratta, a mio parere, di un’opportunità da tenere in caldo solo per le “grandi occasioni”.

I piccoli uffici stampa hanno spesso come interlocutori giornalisti di testate locali, che devono seguire più città, enti e istituzioni e pure società sportive.

Convocarli per dare loro una notizia di modesta importanza, che avrebbe potuto trovare posto in un comunicato, potrebbe non farli felici.

Ma ci sono altri aspetti “critici”. Se nel comunicato le dichiarazioni dei manager o del titolare dell’azienda sono ben rifinite nei virgolettati, nella conferenza stampa gli stessi personaggi si troveranno a interloquire direttamente con i giornalisti e a rispondere “senza rete” alle loro domande.

Siamo certi che la nostra piccola impresa abbia una figura di vertice che sappia spiegarsi in pubblico e reggere un possibile fuoco di fila di domande? Se non disponiamo di tale figura, evitiamo le conferenze stampa, tenendole come “estrema ratio” per particolari evenienze.

Quando indire allora una conferenza stampa?

La risposta è: quando la nostra notizia è davvero una “bomba” e possiamo presumere che accenderà la curiosità dei giornalisti. In questo caso, se il “boss” non è persona avvezza a parlare in pubblico, dovrà essere sottoposto a un po’ di “training” o sostituito da un suo rappresentante più estroverso.

Ma non basta.

Il “frontman” dell’evento dovrà prepararsi in modo da conoscere tutti i risvolti della notizia, così da poter soddisfare ogni richiesta di chiarimento. Se il tema è “goloso” per la stampa, queste richieste fioccheranno.

L’organizzazione di una conferenza stampa comprende la creazione di una cartella stampa, da consegnare ai giornalisti intervenuti. La cartella dovrà contenere: un comunicato esauriente sulla notizia, eventuali schede di approfondimento, materiale iconografico.

Importante: i giornalisti dovranno essere avvisati per tempo, meglio la settimana precedente, in modo che abbiano la possibilità di inserire in agenda la nostra conferenza tra gli impegni della settimana seguente e organizzarsi per seguirla.

Conferenza stampa in un'azienda.

Sui giorni e sugli orari ideali, ogni addetto stampa dovrà valutare le tempistiche delle testate di riferimento e il giorno di uscita in edicola di settimanali e periodici.

Fare una conferenza stampa quando i settimanali sono appena usciti, significa offrire una notizia già “vecchia”, perché potrà essere diffusa solo giorni dopo (quanto meno sul cartaceo; in questi casi ci salva l’online).

Il discorso cambia con i quotidiani. Qui occorre conoscere l’orario di consegna degli articoli.

I giornalisti dovranno essere accolti in una sala bene illuminata (non diamolo per scontato) e con una buona acustica (nei casi dubbi, meglio utilizzare un microfono).

Dopo la relazione del rappresentante aziendale, andrà lasciato un congruo spazio per domande e risposte.

Un ultimo consiglio per gli addetti stampa: avvisate il cliente che ogni giornalista racconterà la conferenza mettendo in primo piano quello che riterrà, a suo giudizio, più importante, anche se emerso nel confronto successivo.

È il “margine di rischio” di una conferenza stampa, dove la notizia esce meno “blindata” che in un comunicato e dove il botta e risposta può far emergere delle criticità.

Quindi, prima di parlare di conferenza stampa, consideriamo se la nostra notizia è davvero di valore per l’azienda e per il pubblico e se siamo in grado non solo di spiegarci in modo esauriente ma anche di prevedere e risolvere i possibili dubbi dei partecipanti.

Foto di Fabian Friedrich e Al Nik.